Privacybeleid Sollicitanten
Ace and Tate Holding B.V. en haar dochtermaatschappijen (‘Ace & Tate’, ‘wij’, ‘we’ ‘onze’, ‘ons’) zetten zich in voor de bescherming van de privacy van onze sollicitanten (‘jij’, ‘je’, ‘jouw’). Dit Privacybeleid Sollicitanten (het “Privacybeleid”) beschrijft hoe we omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken zodra jij solliciteert bij ons. Dit Privacybeleid is dan ook van toepassing op elke sollicitatie bij Ace & Tate.
Alle persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, worden behandeld in strikte overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de ‘AVG’).
1. Contactgegevens Ace & Tate
De verwerking verantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die wij verwerken is Ace en Tate Holding B.V., gevestigd te Stephensonstraat 19, 1097 BA, Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in Nederland onder nummer 56577710, met inbegrip van haar groepsmaatschappijen. Vragen over ons Privacybeleid kun je stellen door contact op te nemen met ons HR Team (recruitment@aceandtate.com).
2. Verzamelen van persoonsgegevens
2.1 Solliciteren
2.1 Solliciteren
Wij verwerken persoonsgegevens die:
(i) jij zelf aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of via https://jobs.aceandtate.com/ (de ‘Website’);
(ii) aan ons zijn verstrekt door een werknemer van Ace & Tate of een andere zakelijke relatie, zoals een uitzend- of een werving- en selectiebureau waarbij jij ingeschreven bent;
(iii) wij hebben ontleend aan zakelijke social media platforms (zoals LinkedIn).
Wij kunnen die persoonsgegevens verwerken op basis van één of meerdere van de volgende wettelijke grondslagen:
(i) toestemming (overeenkomstig artikel 6(1)(a) AVG); en/of
(ii) gerechtvaardigd belang (overeenkomstig artikel 6(1)(f) AVG).
Het gaat dan om één of meerdere van de volgende persoonsgegevens (of documenten die persoonsgegevens (kunnen) bevatten):
a) voor- en achternaam;
b) telefoonnummer;
c) e-mailadres;
d) CV;
e) motivatie; en/of
f) portfolio.
Je kan te allen tijde contact met ons met ons HR Team opnemen via e-mail (recruitment@aceandtate.com) om informatie aan te vragen. Als je ons een e-mail stuurt, verwerken wij de persoonsgegevens en informatie die je in jouw e-mail verstrekt.
Als je ons persoonsgegevens over een andere persoon verstrekt, verklaar je hierbij dat je daartoe bevoegd bent en dat je ons toestaat deze informatie te gebruiken in overeenstemming met dit Privacybeleid.
2.2 Automatisch gegenereerde gegevens
Als je de Website bezoekt, verwerken wij jouw IP-adres. Jouw IP-adres wordt opgeslagen in een tijdelijk logbestand. Wij kunnen informatie over jouw gebruik van de Website delen met aangesloten ondernemingen en partners, zoals verder beschreven in Artikel 3.2 van dit Privacybeleid.
Daarnaast gebruiken wij, net als veel andere websites, cookies en andere technologieën om na te gaan welke webpagina's worden bezocht en hoe vaak. Een cookie is een klein bestand dat met pagina's van een website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schijf van jouw computer wordt opgeslagen. Een voorbeeld van cookie-gerelateerde technieken is het gebruik van vingerafdrukken en scripts zoals Google Analytics. Met behulp van cookies kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen of geraadpleegd, zodat je bij een volgend bezoek aan de Website kan worden herkend. Voor meer gedetailleerde informatie over ons gebruik van cookies en soortgelijke technologieën verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.
3. Doel van de gegevensverwerking
3.1 Wij verwerken jouw persoonsgegevens zoals beschreven in Artikel 2.1 van dit Privacybeleid voor de sollicitatie, om contact met je op te nemen en te onderhouden, voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie binnen Ace & Tate, om jouw vragen te beantwoorden en/of om gevraagde informatie te verstrekken. De persoonsgegevens kunnen ook door ons worden verwerkt om de door jouw verstrekte informatie te verifiëren en, als dat voor een specifieke functie vereist is, om antecedentenonderzoeken uit te voeren en feedback van referenties te verzamelen.
3.2 Wij gebruiken de automatisch gegenereerde gegevens, zoals beschreven in Artikel 2.2 van dit Privacybeleid, en jouw persoonsgegevens, zoals beschreven in Artikel 2.1 van dit Privacybeleid, om geaggregeerde analyses uit te voeren voor intern onderzoek en statistische en strategische doeleinden. Deze geaggregeerde informatie identificeert jou niet. Wij gebruiken de geaggregeerde informatie om de Website te optimaliseren en om meer te weten te komen over het gebruik van de Website zodat wij deze kunnen verbeteren.
4. Bewaring van gegevens
4.1 Als je niet wordt geselecteerd voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, bewaren we je persoonsgegevens graag één (1) jaar na afwijzing, maar alleen als we daarvoor jouw voorafgaande toestemming hebben ontvangen.
4.2 Indien je geen toestemming verleent, bewaren we je persoonsgegevens maximaal vier (4) weken nadat je niet bent geselecteerd of je je hebt teruggetrokken als sollicitant. Als je in die periode op nieuwe functies solliciteert, worden je profiel en alle daaraan gekoppelde sollicitaties vanaf de datum van je laatste sollicitatie bewaard.
4.3 Bij indiensttreding zullen we de persoonsgegevens die je verstrekt hebt voor je sollicitatie bewaren tot drie (3) maanden na de datum van sluiting van de vacature. Je zal bij het tekenen van je arbeidsovereenkomst nader geïnformeerd worden over welke aanvullende persoonsgegevens wij nodig hebben, waarom we die nodig hebben, hoe we daar mee om gaan, hoe lang deze bewaard zullen worden en wat jouw rechten zijn.
4.4 Indien je ons verzoekt jouw persoonsgegevens te verwijderen (door contact met ons op te nemen volgens het proces zoals beschreven in Artikel 7 van dit Privacybeleid), zullen al jouw persoonsgegevens worden verwijderd. Dit geldt niet als wij uit hoofde van de wet of voor intern gebruik verplicht zijn om dergelijke gegevens te bewaren.
5. Gegevensbescherming
Alle persoonsgegevens die wij verwerken worden vertrouwelijk behandeld. Derhalve zullen wij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang of tegen enige andere verwerking van dergelijke persoonsgegevens, voor zover bovenstaand toevallig of onwettig plaatsvindt. Gelet op de aard van de gegevens en de risico's die de verwerking van de gegevens met zich meebrengen, garanderen deze maatregelen een passend veiligheidsniveau.
6. Het delen van de persoonsgegevens
6.1 Onverminderd Artikel 6.2 van dit Privacybeleid geven wij geen persoonlijke informatie of persoonsgegevens door aan derden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij daartoe verplicht zijn op grond van de toepasselijke wetgeving of in opdracht van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
6.2 Wij zullen alleen persoonsgegevens ter beschikking stellen aan derden die betrokken zijn bij de uitvoering van jouw sollicitatie. Deze derden verwerken jouw persoonsgegevens volgens onze instructies en het gebruik ervan gebeurt onder onze verantwoordelijkheid. De ter beschikking gestelde persoonsgegevens worden opgeslagen en met deze derden worden, indien nodig, ook gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten.
6.3 Een derde partij die in ieder geval betrokken zal zijn bij de uitvoering van jouw sollicitatie is Smartrecruiters, Inc. (https://www.smartrecruiters.com/). Smartrecruiters levert aan Ace & Tate een recruitment platform. Jouw persoonsgegevens zullen door Smartrecruiters worden verwerkt zodra je solliciteert. Bijvoorbeeld doordat Ace & Tate jouw persoonsgegevens op het recruitment platform invoert of doordat jij jouw persoonsgegevens op de Website invoert (waarna die persoonsgegevens automatisch via Smartrecruiters worden verwerkt).
7. Jouw rechten
7.1 Je hebt recht om ons HR Team een verzoek te sturen om jouw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, door te geven, te corrigeren, te wissen of jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens volledig in te trekken. Neem voor al deze vragen contact op via recruitment@aceandtate.com. Wij zullen jouw verzoek in overeenstemming met de AVG behandelen. Ook zullen wij je zonder onnodige vertraging een antwoord sturen, ten minste binnen één (1) maand na ontvangst van jouw schriftelijke verzoek.
7.2 Je hebt daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de relevante persoonsgegevensbeschermingsautoriteit.
7.3 Je hebt het tot slot ook recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons. Bij een dergelijk bezwaar zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij aantonen dat: (i) wij dwingende gerechtvaardigde redenen voor de verwerking hebben, die jouw belangen, rechten en vrijheden overstijgen; of (ii) verwerking noodzakelijk is om een juridische claim(s) vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wij zullen je zonder onnodige vertraging een antwoord op je bezwaar sturen, ten minste binnen één (1) maand na ontvangst van jouw schriftelijk verzoek.
8. Grensoverschrijdende Overdracht
8.1 Omdat Ace & Tate een internationale onderneming is die wereldwijd opereert, kunnen jouw persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in elk land waar we opereren. Door gebruik te maken van onze Website of door ons toestemming te geven (indien vereist bij wet), ga je ermee akkoord dat jouw gegevens kunnen worden verwerkt in andere landen dan het land waar je woont. In andere landen kunnen andere wetten op het gebied van gegevensbescherming van toepassing zijn dan in jouw eigen land. Er zijn passende contractuele en andere maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen wanneer deze worden verzonden naar onze dochterondernemingen of naar derden in andere landen.
8.2 Sommige landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden door de Europese Commissie erkend als landen waar een passend niveau van gegevensbescherming geldt volgens de EER-normen (de volledige lijst van deze landen is hier beschikbaar http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html). Voor overdrachten van de EER naar landen die naar het oordeel van de Europese Commissie onvoldoende bescherming bieden, hebben wij ervoor gezorgd dat er adequate maatregelen zijn genomen, onder andere door ervoor te zorgen dat de ontvanger gebonden is aan de EU-standaardbepalingen inzake gegevensbescherming (i.e. EU Standard Contractual Clauses) of een door de EU goedgekeurde gedragscode of certificering ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Je kan een kopie van deze maatregelen ontvangen door contact op te nemen met ons HR Team (recruitment@aceandtate.com), zoals uitgelegd in Artikel 7 van dit Privacybeleid.
9. Herzieningen van dit Privacybeleid
Houd er rekening mee dat dit Privacybeleid van tijd tot tijd kan worden herzien. Elke herziening van het Privacybeleid zal worden gepubliceerd op de Website, waar de meest actuele versie te allen tijde beschikbaar is. Wij raden je aan de Website en het Privacybeleid regelmatig te controleren. Als we een verandering in dit Privacybeleid aanbrengen die jouw privacy rechten zou aantasten, zullen we ofwel jouw toestemming voor de verandering vragen, ofwel ons eerdere Privacybeleid blijven naleven als het om informatie gaat die we hebben verwerkt toen dit eerdere Privacybeleid van kracht was. De laatste herziening vond plaats in april 2022.
Amsterdam, Nederland, oktober 2022.
